Management Division (P)

Name: Hanani Binti Sidek

Designation: Pengarah

Telephone: 03-8323 1766

Fax: 03-8323 2091

Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Management Division is one of the divisions under the Social Welfare Department and it is established as an entity to provide support services to the Department and to champion the vision and mission of the Department. Management Division comprises four branches and it is headed by the Director of the Management Grade M54. Detail breakdown of Management Division is as follows:
 
Human Resource Branch, is headed by Head, Senior Assistant Director position grade M52 which consists of four (4) units
Human Resource Branch
            1.1.1   Organisation Development Unit
            1.1.2   Services Unit
            1.1.3   Promotion and Performance Unit
            1.1.4   Disciplinary Unit
 
1.2       Procurement and Asset Management Branch is headed by Head Assistant Director position grade M48 which consists of two (2) units
            1.2.1   Procurement Unit
            1.2.2   Asset Management Unit
 
1.3       Training and Competency Branch is headed by Head Assistant Director position grade M48 which consists of two (2) units
                        1.3.1   Training Unit
                        1.3.2   Competency Unit
 
1.4       Finance and Administration Branch, is headed by Head Assistant Director position grade M48 which consists of two (2) units
             1.4.1 Finance Unit
             1.4.2 Accounts Unit
 
2.0    MANAGEMENT DIVISION OBJECTIVE
Management Division provides support services in matters related to human resource development, information technology management and administrative and financial support to all members according to the department’s and state administration activities in a complete and effective manner.

EMPAT (4) CAWANGAN & SATU (1) UNIT

1. CAWANGAN SUMBER MANUSIA

2. CAWANGAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN

3. CAWANGAN LATIHAN DAN KOMPETENSI

4. CAWANGAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

5. UNIT PERHUBUNGAN AWAM

CAWANGAN PERKHIDMATAN DAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

• UNIT PERKHIDMATAN

1. Pengesahan pelantikan dan perkhidmatan, taraf pencen dan perlanjutan tempoh percubaan;

2. Merancang dan mengurus penempatan pegawai;

3. Pengurusan pencen;

4. Penyelenggaraan cuti & Buku Perkhidmatan;

5. Pertukaran pegawai & kakitangan;

6. Perlantikan pegawai kontrak, sambilan dan Pekerja Khidmat Singkat;

7. Elaun, saraan, elaun menanggung kerja dan kemudahan perubatan; dan

8. Urusetia MBJ.

• UNIT PEMBANGUNAN ORGANISASI

1. Urusan senarai perjawatan, data perjawatan dan pembangunan organisasi Jabatan;

2. Urusan penggredan semula jawatan, menyedia dan mengemaskini senarai perjawatan tahunan 

3. Penyediaan Perjanjian Program/Sistem Belanjawan Diubahsuai;

4. Penyeliaan aktiviti perbelanjaan dan tanggungan PSM melalui pengurusan buku Vot;

5. Menguruskan HRMIS Jabatan;

6. Keurusetiaan Penyelidikan dan Kajian Perancangan Strategik Pengurusan Sumber Manusia;

7. Penstrukturan semula Jabatan;

8. Penyediaan Carta Struktur Organisasi dan Fungsi Jabatan;

9. Menyelaras Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM);

10. Lawatan Naziran perjawatan.

CAWANGAN NAIK PANGKAT, PRESTASI DAN TATATERTIB

• UNIT NAIK PANGKAT DAN PRESTASI

1. Penyelarasan Laporan Penilaian Prestasi pegawai & kakitangan Jabatan;

2. Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Jabatan;

3. Pelaksanaan pengiktirafan Bintang, Pingat Darjah Kebesaran pegawai dan kakitangan Jabatan;

4. Menyelaras Laporan Perisytiharaan Harta pegawai dan kakitangan Jabatan;

5. Urusan pemangkuan/ kenaikan pangkat;

6. Menguruskan urusan Penanggungan Kerja pegawai dan kakitangan;

7. Urusetia Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Jabatan; dan

8. Urusetia Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan;

• UNIT TATATERTIB

1. Urusan tatatertib/ siasatan Lembaga Tatatertib Jabatan;

2. Urus setia Mesyuarat Lembaga Tatatertib No.1 (Kumpulan Pelaksana) JKM;

3. Urus setia Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) Jabatan; dan

4. Urusan naziran atas kuasa daripada Lembaga Tatatertib.

CAWANGAN LATIHAN DAN KOMPETENSI UNIT LATIHAN

1. Mengendalikan kursus-kursus Jabatan

2. Mengendali kursus-kursus Luar Jabatan;

3. Mengurus pembangunan Latihan JKM;

4. Kursus Dalaman (Kumpulan P&P);

5. Urusetia Kursus Teknikal JPK-JKM;

6. Menguruskan pengajian termasuk hadiah latihan, PJJ dan Sepenuh Masa;

7. Menyediakan kurikulum kursus dalaman untuk Kumpulan P&P dan ISM;

8. Mengurus permohonan penempatan pelajar bagi latihan amali.

9. Menguruskan Bajet dan Audit;

10. Penyediaan Pelan Operasi Latihan;

11. Pangkalan Data dan Rekod Latihan;

12. Perancangan Landasan Kerjaya dan Keperluan Kepakaran;

13. Latihan Berkaitan Akta Pekerja Sosial;

14. Analisis TNA dan Kemajuan kerjaya/ latihan melalui HRMIS;

15. Menjalankan tugas-tugas keurusetiaan kepada Panel Peperiksaan Jabatan Kebajikan Masyarakat dengan berintegriti.

16. Menyelia Pematuhan ISO dan PK Urus 12; dan

17. Mengurus Pematuhan SSR/ MAMPU.

• UNIT KOMPETENSI

1. Menyediakan Peperiksaan Perkhidmatan Kepada Pegawai dan Kakitangan bagi tujuan Pengesahan dalam perkhidmatan:

a) Pegawai Pembangunan Masyarakat Gred S41;
b) Penolong Pegawai Pembangunan Masyarakat Gred S27;
c) Pembantu Pembangunan Masyarakat Gred S17;
d) Penyelia Asrama Gred N17; dan BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
e) Pembantu Penyediaan Makanan Gred N17.

1. Menyediakan Peperiksaan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL kepada Penolong Pegawai Pembangunan Masyarakat dan Pembantu Pembangunan Masyarakat ke Gred Jawatan S41 dan S27;

2. Menyediakan Peperiksaan Ujian Bertulis Kursus Asas Asuhan Kanak–Kanak (KAAK) dan Kursus Latihan Jurulatih Kursus Asas Asuhan Kanak–Kanak (TOT/ KAAK);

3. Menyediakan Kursus Induksi Khusus bagi kakitangan Kumpulan Sokongan II bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan;

4. Menyelaras pelantikan penggubal/ pemeriksa bagi Peperiksaan Perkhidmatan Jabatan;

5. Menyelaras pelantikan penggubal/ pemeriksa bagi Peperiksaan Memasuki Skim Perkhidmatan Pegawai Pembangunan Masyarakat Gred S41 dan Penolong Pegawai Pembangunan Masyarakat Gred S27 di Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA);

6. Membantu Penyelaras Latihan Negeri menjalankan Bengkel Persediaan Peperiksaan Perkhidmatan dan KPSL; dan

7. Urus setia Peperiksaan Jabatan Kebajikan Masyarakat Malaysia.

CAWANGAN KEWANGAN,PEROLEHAN & PENTADBIRAN

• UNIT AKAUN DAN UNIT KEWANGAN

1. AJK Pengurusan Kewangan dan Akaun;

2. Memproses Permohonan Pinjaman Kenderaan & Komputer

3. Pelaksanaan Sistem Kewangan;

4. Mengurus Belanjawan

5. Mengutip hasil

6. Terimaan;

7. Penyata-penyata Penyesuaian;

8. Penyelenggaraan Akaun;

9. Laporan audit (Teguran); dan

10. Mengurus Akaun Amanah Kebajikan

11. Anggaran Belanjawan Tahunan;

12. Pemeriksaan Belanjawan;

13. Penilaian Program;

14. Waran Peruntukan Tambahan;

15. Pindah Peruntukan; 6) JK Pengurusan Kewangan;

16. Pelaksanaan Sistem Kewangan;

17. Pembayaran;

18. Terimaan;

19. Penyelenggaraan Wang Panjar;

20. Perolehan

21. Pendahuluan

• UNIT PEROLEHAN

1. Belian Terus

2. Sebut Harga;

3. Tender;

4. Menguruskan Dokumen Kontrak Jabatan;

5. Membuat Kajian Pasaran;

6. Mengendalikan urusan penerimaan barang (dalam Sistem e-P);

7. Memantau prestasi pembekal di Ibu Pejabat dan Institusi-institusi Kebajikan;

8. Menguruskan daftar pembekal;

9. Menguruskan perolehan secara e-Bidding;

10. Menyelaras laporan pencapaian pengemaskinian maklumat perolehan dalam sistem Government Procurement Information System (GPIS)

11. Menguruskan perolehan secara Rundingan Terus (dengan kelulusan MoF); dan

12. Menguruskan Pesanan Tempatan dalam tempoh 14 hari untuk pembayaran.

• UNIT PENTADBIRAN

1. Mengurus pentadbiran am;

2. Mengurus rekod fail;

3. Mengurus kenderaan pejabat;

4. Mengurus surat dan pengeposan;

5. Mengurus keselamatan dan kebersihan pejabat;

6. Mengurus Majlis Bersama Jabatan;

7. Mengurus pusat sumber;

8. Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan;

9. Mengurus tempahan makanan mesyuarat;

10. Mengurus penyewaan ruang pejabat ; dan

11. Mengurus direktori pegawai dan kakitangan

• UNIT PENGURUSAN ASET DAN STOR

1. Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan;

2. Mengurus pemeriksaan hartamodal dan inventori;

3. Menyediakan Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori;

4. Menguruskan data-data pelupusan aset Jabatan/Negeri/Institusi;

5. Menyelaras naziran aset dan stor di Negeri;

6. Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset, Pegawai Pelupusan Aset dan Pemverifikasi Stor;

7. Menguruskan kes kehilangan Aset Alih;

8. Menguruskan Laporan Suku Tahunan Pengurusan Stor;

9. Mengurus pelupusan stok;

10. Mengurus kehilangan dan hapus kira stok; dan

11. Menyelaras penyediaan Laporan Tahunan Pengurusan Stor

UNIT PERHUBUNGAN AWAM

• PENGURUSAN ACARA

1. Mengendalikan Hari Bersama Pelanggan JKM dan KPWKM;

2. Membuat publisiti untuk semua program dan kempen yang dilaksanakan

3. Menguruskan semua pameran yang perlu disertai oleh JKM;

4. Membuat perancangan media bagi mempromosikan sambutan Harihari Utama JKM; dan

5. Menyelaraskan program-program KPWKM di negeri dan daerah yang melibatkan JKM.

• PENGURUSAN ADUAN

1. Menyelaras, memantau dan melaporkan pelaksanaan pengurusan perhubungan pelanggan dan aduan Jabatan;

2. Menguruskan semua aduan di JKM melalui 15 saluran aduan;

3. Menyelaras semua pelaporan mengenai aduan di ibupejabat, negeri dan daerah;

4. Menyediakan statistik pengurusan aduan untuk mesyuarat di KPWKM, JKM dan BPA;

5. Mengendalikan aduan daripadaTalian Nur 15999; dan

6. Urusetia mesyuarat.

• PENGURUSAN MEDIA

1. Pengurusan isu JKM di dalam akhbar melalui pemantauan akhbar secara harian;

2. Menguruskan permohonan temuramah oleh pihak media bersama wakil JKM;

3. Menjalinkan perhubungan dengan media bagi memastikan perkhidmatan JKM diwar-warkan kepada media dan orang awam;

4. Membantu mengemas kini maklumat media di dalam laman sesawang JKM; dan

5. Membuat pendokumentasian keratan akhbar JKM untuk arkib dan dimuat naik di dalam laman sesawang.