Bahagian Kawalan Standard (KS)

Nama: Dato' Zulkhairi Bin Zainol Abidin

Jawatan: Pengarah

Telefon: 03-8323 1999

Faks: 03-8323 2094

E-mel: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

PENGENALAN

Bahagian Kawalan Standard bertanggungjawab menguruskan hal ehwal perkhidmatan Inspektorat, Kualiti, Inovasi, Penyelarasan Keurusetiaan dan Dokumentasi Penerbitan Jabatan. Lima (5) cawangan di bawah Bahagian ini adalah :

1. Inspektorat

2. Kualiti

3. Inovasi

4. Penyelarasan dan Keurusetiaan  

5. Penerbitan dan Dokumentasi

1. CAWANGAN INSPEKTORAT

Menyelaras pemantauan / inspektorat agar perkhidmatan Jabatan dilaksanakan mengikut Dasar/Pekeliling/Garis Panduan ke arah pencapaian objektif yang ditetapkan.

1. Merancang dan menyelaras pemantauan di setiap Bahagian bagi memastikan tahap penyampaian perkhidmatan yang berkualti, tepat dan sistematik. 

2. Membina, menguji dan menilai instrumen inspektorat iaitu Senarai Semak, Manual Pengguna dan kaedah pemantauan.

3. Merancang, menyelaras dan melaksanakan inspektorat melalui kaedah Penilaian Kendiri, Inspektorat Berkala/Silang, Inspektorat Susulan dan Mystery Shopping bagi Pengurusan Perkhidmatan Pelanggan.

4. Merancang, menyelaras dan mengurus dalam penyediaan Laporan Inspektorat di peringkat daerah, negeri dan institusi yang meliputi kaedah Penilaian Kendiri, Inspektorat Berkala/Silang, Inspektorat Susulan dan Mystery Shopping bagi Pengurusan Perkhidmatan Pelanggan. 

5. Merancang, menyelaras dan menyedia Laporan Inspektorat kepada pengurusan tertinggi Jabatan.

6. Merancang dan menyelaras Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Inspektorat (JATI).

7. Merancang dan menyelaras pemantauan inspektorat di setiap Bahagian memastikan tahap penyampaian perkhidmatan yang berkualiti, tepat dan sistematik termasuk mengenal pasti kelemahan atau ketidakpatuhan (detective), mengambil tindakan proaktif untuk menambahbaik (corective) dan menghalang isu-isu berbangkit daripada berulang (preventive)

8. Merancang, menyelaras dan memberi syor terhadap laporan ketidakpatuhan Pengurusan Perkhidmatan Pelanggan.

9. Merancang, menyelaras dan memberikan khidmat   nasihat serta bimbingan bagi memastikan penyampaian perkhidmatan Jabatan yang berkualiti.

10.  Merancang, menyelaras dan melaksanakan latihan kepada pegawai inspektorat di peringkat bahagian, negeri, daerah dan institusi bagi memastikan kualiti inspektorat dapat ditingkatkan dari semasa ke semasa.

11. Merancang, menyelaras dan melaksanakan sistem penarafan bintang di peringkat negeri, daerah dan institusi bagi memberi pengiktirafan dan penghargaan secara rasmi daripada Jabatan.

12. Merancang, menyelaras dan mewujudkan sistem pemantauan inspektorat menggunakan teknologi terkini bagi memastikan kaedah yang dilaksanakan adalah berkesan dan sistematik.

13. Menyelaras pengemaskinian dan laporan pencapaian Piagam Pelanggan untuk tindakan di setiap Bahagian.

14. Menyelaras laporan pelaksanaan Sistem Penilaian Kepuasan Pelanggan Secara Elektronik (eRating) di peringkat negeri dan daerah.

15. Merancang, menyelaras dan menaik taraf perkhidmatan kaunter WeServe di semua peringkat negeri dan daerah dalam usaha memberikan perkhidmatan dengan cekap dan konsisten kepada pelanggan.

2. CAWANGAN KUALITI
Menerajui pengurusan kualiti agar perkhidmatan Jabatan dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan bagi kesejahteraan kumpulan sasar.

1. Membangunkan dokumen kualiti Jabatan Kebajikan Masyarakat berdasarkan Malaysian Standard ISO 9001:2015.

2. Menyemak dan mengemaskini dokumen kualiti perkhidmatan-perkhidmatan Jabatan Kebajikan Masyarakat.

3. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kebajikan Masyarakat dilaksanakan dengan berkesan.

4. Menyelaras pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 bagi perkhidmatan-perkhidmatan Institusi Kanak-Kanak, Bantuan Kewangan dan Institusi Warga Emas.

5. Menyelaras pelantikan Juru Audit Dalaman JKM.

6. Memantau pelaksanaan Audit Dalaman JKM.

7. Mengurus pelaksanaan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan JKM.

3. CAWANGAN INOVASI
Menggerakkan program dan aktiviti pembudayaan inovasi bagi menggalakkan pemikiran kreatif dan inovatif dalam kalangan warga Jabatan ke arah kecemerlangan organisasi.

A. UNIT PEMBUDAYAAN INOVASI

1. Merancang dan melaksanakan Pelan Inovasi Jabatan Kebajikan Masyarakat 2021-2025 yang  mengandungi aktiviti-aktiviti pembudayaan inovasi Jabatan. 

2. Merancang dan melaksanakan program kesedaran inovasi Jabatan melalui kempen, pameran, seminar, ceramah, pertandingan anugerah inovasi, konvensyen KIK, kursus dan bengkel untuk pegawai dan kakitangan Jabatan.

3. Melaksanakan cadangan inovasi daripada pegawai dan kakitangan melalui Business Process Reengineering (BPR) pengumpulan cadangan inovasi yang berimpak tinggi untuk peningkatan proses kerja.

4. Merancang dan mewujudkan pembangunan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) JKM serta memupuk persaingan sihat dengan peningkatan penglibatan pegawai dan kakitangan Jabatan.

5. Melaksanakan Organisasi Berpembelajaran kepada pegawai dan kakitangan Jabatan sebagai platform berkesan bagi memupuk budaya perkongsian ilmu inovasi dalam kalangan pegawai dan kakitangan Jabatan.

6. Menyelaras dan menyediakan dokumentasi Penarafan Bintang Agensi Sektor Awam (Indeks SSR).

7. Menyelaras dan mengurussetiakan Mesyuarat JK Pemandu Inovasi JKM.

8. Menguruskan Hari Inovasi Jabatan.

B. UNIT REPLIKASI DAN PENGKOMERSIALAN

1. Menyediakan pangkalan data bagi menyimpan dan menguruskan idea, ilmu dan inovasi yang dihasilkan melalui cap dagang, hak cipta, reka bentuk, paten dan harta intelek hasil inovasi yang dihasilkan oleh pegawai dan kakitangan Jabatan.

2. Menyelaras pendaftaran harta intelek Jabatan seperti Pendaftaran Paten, Cap Dagangan, Reka bentuk Perindustrian dan Hakcipta.

3. Mengenalpasti dan menyelaras projek inovasi yang berpotensi direplikasi.

4. Mengenalpasti dan membuat pemadanan projek inovasi yang berpotensi dikomersilkan dengan pihak industri.

5. Menjalin kolaborasi strategik dan menguruskan inisiatif kerjasama inovasi dengan agensi lain.

6. Merancang dan menyelaras penyertaan Jabatan dalam anugerah, pertandingan dan pameran inovasi di peringkat kebangsaan dan antarabangsa.

4. CAWANGAN PENYELARASAN DAN KEURUSETIAAN
Menyelaraskan aktiviti dan keurusetiaan Jabatan dengan cekap, teratur dan efektif.

A. UNIT PENYELARASAN

1. Mengurus Persidangan Pegawai Kebajikan Masyarakat/ Ketua Institusi/ Penolong Pegawai/ Pembantu Kebajikan Masyarakat/ Pegawai Kader. 

2. Mengurus Libat Urus bersama pegawai/ kakitangan JKM di peringkat negeri/ daerah 

3. Mengurus bengkel hala tuju PKMD/ Ketua Institusi; 

4. Memberi khidmat nasihat dalam pelaksanaan Konvensyen/ Seminar/ Bengkel/ Retreat/Majlis Jabatan. 

5. Menyelaras Perhimpunan Bulanan Jabatan. 

6. Mengumpul dan menyelaras Takwim Aktiviti/Program/Mesyuarat/ Sambutan Hari-hari Tahunan Jabatan. 

7. Menyediakan dan mengemaskini garis panduan/ prosedur Jabatan berkaitan kawalan standard tadbir urus; dan 

8. Menyelaras pelaksanaan Audit Bahasa Melayu di Jabatan. 

B. UNIT KEURUSETIAAN

1. Mengurussetiakan Mesyuarat Pengurusan Tertinggi, Mesyuarat Ketua Bahagian, Mesyuarat Pagi  Jabatan dan lain-lain yang diarahkan dari semasa ke semasa oleh KPKM dan TKPS.

2. Menyelaras maklum balas;

• Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat (KPWKM);

• Mesyuarat Ketua Setiausaha Bersama Timbalan Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah dan Pengarah KPWKM;

• Mesyuarat Pasca Kabinet KPWKM;

• Mesyuarat Majlis Jemaah Menteri; dan

• Mesyuarat Penyelarasan Mingguan YB. Menteri dan YB. Timbalan Menteri KPWKM;

• Morning Prayer KPWKM

1. Menyelaras dan sebagai urus setia Perjumpaan Jabatan dengan YB MenterI Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat.

5. CAWANGAN PENERBITAN DAN DOKUMENTASI
Merancang, menyelaras, mengurus dan memantau program/ aktiviti penerbitan dan dokumentasi agar dilaksanakan dengan baik, cekap dan teratur.

A. UNIT PENERBITAN

1. Menerbitkan Laporan Tahunan, Jurnal, Buletin dan Risalah Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM).

2. Mengagihkan bahan penerbitan.

3. Menyelaras maklumat-maklumat Bahagian untuk diterbitkan melalui Penyelaras Penerbitan di bahagian.

4. Menjadi Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Penerbitan JKM.

5. Menjadi Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Sidang Pengarang Jurnal Kebajikan Masyarakat.

6. Mengurus, menyelaras, menyediakan dan melaksanakan perolehan bagi semua percetakan penerbitan buku, jurnal, risalah, poster, kad dan lain-lain penerbitan Jabatan.

7. Menguruskan permohonan International Standard Serial Number (ISSN) dan International Standard Book Number (ISBN) untuk buku penerbitan Jabatan dari Perpustakaan Negara.

B. UNIT DOKUMENTASI

1. Mengumpul, menyelenggara, mengemaskini dan menyimpan koleksi penerbitan dan dokumen Jabatan.

2. Menyelaras penghantaran bahan penerbitan JKM ke Arkib Negara.

3. Menyelaras dan melaksanakan repositori Jabatan.

C. UNIT PAMERAN

1. Menjadi Urus Setia pameran Jabatan

2. Merancang, mengurus, menyelaras dan melaksanakan pameran Jabatan termasuk jadual bertugas, pengisian dan persiapan pameran.

D. UNIT PUSAT SUMBER

1. Menyediakan perkhidmatan perpustakaan yang berkualiti.

2. Merancang dan melaksanakan program-program Pusat Sumber seperti:

• Kempen Pendaftaran Ahli;

• Kempen Jom Membaca; dan

• Knowledge Sharing Session

1. Menjadikan Pusat Sumber sebagai Pusat Rujukan dan informasi